第 1 章 A 產品安規認證項目的溝通管理問題

 

1.1 項目溝通管理的目的和意義

溝通管理是項目中的潤滑劑，在項目進行的過程中起著決定性的作用，也是項目成功與否的重要因素。整個項目進行的過程都是通過溝通來鏈接的，通過溝通可以了解項目組成員的想法和工作現狀，以及相關問題，可以了解公司管理層的要求，了解客戶的需求，這樣便于及時對項目中的工作環節進行調整，以達到項目的成功。

其實所謂的溝通，實際上是信息發出者把信息傳遞給其它相關的人員，是人與人之間信息的交流，良好的溝通是實現項目目標的重要的因素，只有通過良好的溝通，項目才能夠按照既有的計劃順利的完成。而項目的溝通管理就是要通過一定的溝通管理計劃，保證信息通過正確的渠道有效的傳遞，以保證相關人員能夠得到正確的消息后，執行自己的工作任務，并順利完成，以保證項目順利進行。

所以在項目進行的過程中，溝通管理是必須具備的，沒有溝通，就沒有管理。溝通不良幾乎是各類項目司空見慣的問題，項目越是復雜，其溝通越是困難。常常涉及各種類型的干系人，以及各種各樣需要溝通的問題，如果要解決問題，就必須采取正確的溝通方式，并進行溝通管理，才有利于解決問題。

溝通管理是完成項目目標的主要方式和工具。是將管理的外在需求轉化為項目組成員自覺的行為模式，如果對項目進行正確的溝通管理，建立完善的溝通管理計劃，這樣就會有一個完善的思想，觀點，情感的交流平臺，利于項目組成員間，項目經理與項目組成員，或者項目經理和項目干系人進行良好的交流，經過溝通碰撞，找到解決問題的更有利的對策，以保證溝通的有效性，以提高項目管理溝通效率為目的，其根本目的是提高項目管理效率。所以從某種意義上講，現代的項目管理其本質就是溝通，溝通是現代項目管理的核心。

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1.2產品安規認證項目的溝通現狀

在項目整個的執行過程中，溝通是非常重要的部分，在整個項目進行的過程中涉及到的一系列問題都與溝通息息相關，只有項目組各成員之間溝通順暢，項目才能夠按照計劃順利的進行，才能夠在出現問題的時候大家齊心協力尋找解決問題的途徑，才能夠通過正確的方法解決問題。

在 X 公司的 A 產品安規認證的過程中，基本上所有公司內部的單位非常配合，公司領導也非常重視，客戶也非常努力的配合，因為 A 產品的安規認證的工廠檢查除了質量體系管控和線體方面等與其它產品相同的內容外，重點在于對產品本身的關鍵零件如電源、機殼、電路板、電源線等零件相關資料的核對及在現場檢查時對產品安全性能的關注，所以因為零件資料的原因，就會涉及到供應商人員，所以擴大了較其它產品的認證的溝通范圍，也增加了工作量。但是還是存在一系列的溝通問題，主要的問題如下：

第一，信息未完全傳達至相關人員：項目剛剛啟動時，雖建立了組織架構，但是最初參與項目的人員是各部門的主管人員，并不是直接負責需要進行認證的產品相關工作的人員，這樣就出現主管人員獲得相關信息后，很難將所有的信息詳細的傳達給對應的工程師。

第二，認證之前無提前的完善的溝通：安規認證的工廠檢查最重要的一點是要對產品的關鍵零件進行核對，所以這就需要客戶在向實驗室提交關鍵零件清單時，與 X 公司提前溝通關鍵零件的問題，X 公司可以先核對關鍵零件清單與產品涉及的相關零件實物是否一致，但是一般情況下是直接將清單提供給實驗室，X 公司見到真正的關鍵零件清單是在測試報告已經出來之后，就有可能導致清單與實物不一致的問題，報告就需要再進行修改，這樣就會延遲整個認證的進度。

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第 2 章 A 產品安規認證項目的溝通管理問題分析

 

2.1 A 產品安規認證過程中項目干系人現狀分析

2.1.1 項目干系人分析

項目干系人通常是指與項目相關的人員，無論是直接參與，還是間接指導，或者對項目的目標做出定義的人，項目干系人的行為會對項目起到一定的作用，項目干系人對整個項目的啟動，執行過程和目標及結果都有影響。

項目干系人主要可以分為兩種類型：一種是直接型的項目干系人，二是間接型的項目干系人。通常項目團隊的成員即是直接型的項目干系人，也可說項目負責項目中的某項具體的工作的項目組成員是直接型項目干系人。反之，能夠對項目的執行產生影響，但是不屬于直接型的項目干系人，稱為間接型項目干系人。

從項目啟動前的項目構思成員，到項目啟動后的項目經理，項目組成員，項目的客戶，項目的供應商等等都屬于項目干系人；同時有些人員在項目進行的過程中起到加快或者降低項目進度，影響項目進行速度的人，無論是起到積極作用還是消極作用，這些人都屬于項目干系人，或者一些人能夠影響道項目的決策，無論是直接性的還是間接性的，凡是對項目有影響的，或者是有關都被稱作項目干系人。

?由上述的說明中，我們可以理解到在項目團隊組織中的每一個角色都是項目干系人，另外，只要會對于項目產生影響 (不論是正面或負面)的非項目團隊組織中的成員也可以是項目干系人。從整體上看， 項目干系人指的是人，作為項目經理，必須知道每位項目干系人在項目中的作用。

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2.2 A 產品安規認證項目產生溝通問題的主要原因

溝通中總會存在一些影響因素直接影響著項目整個進行過程中的溝通:

第一，項目經理的溝通，協調，規劃能力：在選擇項目經理之初就要考慮項目經理的個人素質，最重要的就是項目經理的溝通，協調，規劃能力，因為只有良好的溝通能力，才能起到紐帶的作用，才能夠協調項目干系人之間的關系，才能對整個項目進行合理的的規劃，制定完備的項目管理計劃和項目溝通管理計劃，才能在項目的進行中通過溝通，發掘有價值的信息，發現潛在的問題，并提前采取相應的措施，控制好項目的各階段和整個運行過程。項目經理的選擇是非常重要的內容。

第二，項目組成員的素質和能力：只有項目組成員具備較高的素質，項目才能夠順利有效的進行，這樣才能讓項目在預定的軌道上運行，所以項目組成員的素質和能力直接影響到項目的進程，所以在選擇項目組成員的時候要根據知識面，工作經驗，溝通協調能力，團隊合作精神，責任感等因素來確定，因為只有較高的素質才能形成高素質的團隊，才能在工作進行的過程中有效的合作，達到目標。?

?第三，項目組成員對信息的態度：信息無疑是項目進行的過程中非常重要的內容，只有信息傳遞，項目組成員之間才能進行溝通，所以項目組成員對信息的態度直接決定了信息傳遞的有效性，如果項目組成員獲得信息之后并沒有加以重視，或者拖延信息，或者忽視信息的存在，這樣信息就沒有起到相應的作用，而造成信息沒有及時的被傳遞下去，沒有按照最新的要求去執行工作，所以項目組成員對信息的態度直接影響到項目的進行。

第四，項目組成員之間的信任度：項目組成員之間的互動主要是通過信溝通進行的，信息的傳遞是由收發雙方進行的，所以溝通的雙方一定要建立信任度，因為如果雙方沒有必要的信任，信息就不能被充分的信任，這樣就無法按照信息的要求進行工作，因為只有建立充分的信任，項目組成員才能進行良好的合作，這樣才能在遇到問題的時候及時的溝通解決。

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第 3 章 A 產品安規認證項目的溝通問題對策研究.......................... 22

3.1 認證項目過程的溝通模式 ..................... 22

3.2 認證項目的溝通管理計劃 .................. 28

3.3 認證項目的溝通技巧和質量 ................... 34

第 4 章 實施后的效果分析........................ 38

4.1 對策實施后的指標分析 .......................... 38

4.2 對策實施后的溝通效果分析 ................. 40

第 4 章 實施后的效果分析

 

4.1 對策實施后的指標分析

通過對項目的溝通管理最終的目的是要保障項目的順利取得成功，在這個項目的進行中，根據項目進行的每個階段，如基本申請資料準備階段：需要客戶和 X 公司分別準備產品的相關技術資料和工廠的生產能力和產品質量保證能力，基本信息等資料。排定產品優先級別，確定工廠檢查時的產品階段：首先確定出其中的一款第一批出貨的產品型號送到實驗室進行測試，并安排在工廠檢查當天進行生產，所以要根據產品出貨的時間點，安排出進行測試的順序，并確定出第一個測試的產品。向認證機構提交申請資料階段：即客戶向認證機構提交之前準備好的制造商，工廠的資料及產品的相關信息。產品送至實驗室測試階段：申請資料由認證機構審核完畢后，工廠將小批量試產的樣品送至客戶端，客戶將樣品送往認證機構認可的實驗室按照之前排定的順序進行測試。工廠檢查準備階段：在產品測試的期間，X 公司則需要對工廠檢查進行準備，召集工廠檢查中涉及的各個部門，如：工業工程部，產品工程部，測試工程部，設備工程部，采購部，品管部（包含進料檢驗單位，制程檢驗單位，產品品質工程單位），儀校單位，制造部，業務部等召開會議，說明各部門在工廠檢查中的職責及需要準備的資料及內容，然后各個單位開始進行準備，并定期向項目經理匯報準備狀況。取得測試報告階段：產品測試完畢后，實驗室則將測試的報告提供給客戶，客戶將報告再提供的 X 公司，X 公司以測試報告為準對產品的一致性進行核對。接受工廠檢查階段：第一個型號的產品測試完畢后，就可以開始進行工廠檢查了，其它型號的產品也可以陸續獲得證書，認證機構將《工廠檢查通知書》發給客戶，然后客戶再轉發給 X 公司，由 X 公司與認證機構聯系工廠檢查的確切時間，并由 X 公司進行相關檢查的接待事宜。不符合項措施回復及改善階段：工廠檢查時，認證機構的檢查人員會在檢查后出據一份檢查報告，并針對檢查中的不符合的內容開出不符合項，X 公司則需要經過內部討論，并由對應的責任單位采取相關的措施，并對問題點進行改善，然后在規定的時間內回復給認證機構。取得證書階段：認證機構將所有的報告審核完畢之后即會發放認證證書給客戶，再由客戶轉發給 X 公司。

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結論

本文以 X 公司 A 產品安規認證管理項目為研究對象，在對產品安規認證過程中的溝通問題進行分析的基礎上，對安規認證項目溝通管理進行了詳細研究。

系統地研究安規認證項目的溝通問題，并且通過對各階段的描述，分析出各階段涉及到的人員，進而分析出所有項目干系人，為下一步制定溝通管理計劃，建立完善溝通模式打下良好的基礎。

本文得出的主要觀點是：在產品安規認證項目中，溝通會影響到項目的整個進度，所以必須根據出現的溝通問題分析出原因，采取相應的對策，建立完善的溝通計劃，運用正確的溝通方式，才能保證項目順利取得成功。

主要結論是：

第一，一個項目啟動之時，最主要的工作是，選擇溝通協調能力強的項目經理，選擇具有高素質，高水平的項目組成員，建立完善的項目團隊，建立項目的組織架構。

第二，根據項目進展的各個階段，分析出項目干系人并按照重要度和支持度排序，分析出項目的溝通關系，制定出項目溝通管理計劃，形成高效的溝通管理模式，最新穎的方面是通過對實際工作的分析，建立了一套適用于產品安規認證項目溝通機制。

?第三，確定項目干系人的信息需求，確定項目外部、內部信息需求，信息要滿足需求、及時、準確、完整， 明確溝通的頻率、內容、格式，積極尋求反饋，制定內外部溝通計劃，制定項目會議計劃，形成完善的項目溝通管理體系。

參考文獻（略）?